Succesvolle livegang ECD Pluriform bij Kwintes

Het project

Op 20 februari jl. is Kwintes succesvol live gegaan met het Elektronisch Cliënten Dossier Pluriform Zorg van leverancier Adapcare. Kwintes is de grootste RIBW-organisatie van Nederland met ongeveer 1600 medewerkers en 7000 cliënten in zorg. Kwintes begeleidt deze cliënten met een (langdurige) psychiatrische kwetsbaarheid of psychosociale problemen in hun herstelproces.

In de inrichting van het ECD is veel aandacht besteed aan zowel de optimale ondersteuning van het herstelproces met bijv. de ontwikkeling van begeleidingsplannen, gezinsplannen en functionaliteit voor registratie van dag- en nachtopvang. Daarnaast zijn deze zorginhoudelijke processen aangesloten op de zorgadministratieve processen die op hun beurt weer zorgen voor de declaratie en facturatie aan meer dan 40 verschillende gemeenten.

HealthInsights heeft in de vorm van een projectleider de afgelopen maanden meer dan 20 medewerkers verspreid over negen verschillende werkgroepen van Kwintes aangestuurd die allemaal hard gewerkt hebben om de livegang te realiseren. Ook voor de leverancier was dit de grootste livegang tot nu toe. Het resultaat mag er overigens zijn: in de eerste weken hebben inmiddels meer dan 1400 medewerkers gebruik gemaakt van Pluriform.

Hoe pakken wij dit aan?

Een dergelijke implementatie vraagt om een gestructureerde en gestandaardiseerde aanpak. Hiervoor hebben wij ons ECD implementatiemodel gebruikt. Door middel van zeven afgebakende stappen kan een ECD-traject vanaf visievorming tot en met implementatie en optimalisatie worden beheerst. Niet alleen zorgt dit voor een tijdige en kwalitatief goede implementatie, maar het zorgt er ook voor dat de uiteindelijke realisatie aansluit op de visie en het beleid van de organisatie. In onderstaand figuur zijn de stappen van ons model weergegeven. Uiteraard heeft iedere stap nog een verdieping. Mocht u hier informatie over willen ontvangen, neem dan vooral contact met ons op.

 De lessons learned

Start er binnenkort een ECD-implementatie binnen uw organisatie? Of zit u midden in een dergelijk traject? Houdt dan rekening met onze lessons learned, welke we op basis van diverse ECD- en EPD-implementaties hebben opgesteld!

  1. Weet waar je aan begint. ECD is het hart van de organisatie en vaak het hart van het applicatienetwerk. Hieraan sleutelen vraagt om visie en strakke regie op functionaliteit en samenhang
  2. Zorg voor betrokkenheid van bestuur. Noodzakelijk voor te maken keuzes rondom budget, maar cruciaal voor het verandermanagement en het nemen en uitdragen van besluiten.
  3. Zorg dat de basis op orde is. Vertaal visie naar proceskaders waarmee processen kunnen worden uitgewerkt met heldere TBV’s en procedures. Daarnaast zijn overlegstructuren, werkgroepen en voorzitterschap in de projectorganisatie essentieel om slagvaardig en gecoördineerd te werken. Maak dat startpunt van het project.
  4. Kies voor standaardoplossingen. Maatwerk brengt onzekerheid met zich mee, impact op doorlooptijd, kosten, conversie vooraf lastig in te schatten (ondanks beloftes leverancier).
  5. Maak capaciteit beschikbaar. Maak interne medewerkers minimaal 3 dagen per week vrij voor het project. Conversie, inrichting, testen etc. kost serieus veel tijd.
  6. Betrek tijdig de ondersteunende afdelingen. Nieuw ECD betekent vaak ook nieuwe manier van werken voor ZA incl. declareren/factureren. Zorg dat alle huidige werkwijzen en informatiestromen aan bod komen bij de inrichting, om ook financieel beheerst over te gaan
  7. Zorg voor een hands-on projectleider. Niets gaat vanzelf, er moet één spin in het web zijn voor alle niveaus in de organisatie die alle elementen overziet en strak bestuurt.