Ziekenhuizen worstelen met LIR aanlevering

Invoering van het LIR

In 2015 is door het Ministerie van VWS besloten een Landelijk Implantatenregister (LIR) op te zetten. Doelstelling is om de IGJ een instrument in handen te geven waarmee, bij een signaal over een veiligheidsrisico rondom een implantaat, inzicht kan worden verkregen in het aantal betrokken implantaten. Via de ziekenhuizen die de implantaten verplicht via het EPD hebben aangeleverd, kunnen uiteindelijk de betrokken patiënten worden getraceerd. In eerste instantie zal het LIR informatie bevatten over cardiologische, orthopedische en gynaecologische implantaten en borstimplantaten.

De invoering van het LIR was oorspronkelijk gepland voor 1 juli 2018 jl., maar is inmiddels uitgesteld tot 1 januari 2019 met een ingroeiperiode van 1 jaar. Feitelijk hebben de ziekenhuizen dus nog 14 maanden de tijd om enerzijds de registratie van implantaten op orde te krijgen en anderzijds om samen met hun EPD-leverancier de aanlevering naar het LIR technisch te realiseren.

HealthInsights heeft het Jeroen Bosch Ziekenhuis geholpen met de eerste stap in het realiseren van de aanlevering, namelijk een koppeling tussen het EPD (Chipsoft HiX) en het systeem waarin gegevens van implantaten wordt vastgelegd (Corpernicare). Vanuit deze implementatie en andere trajecten zien wij diverse aandachtspunten voor de invoering van de aanlevering bij het LIR, die we graag delen.

Werklast ligt bij de inrichting van het ERP

De bron voor aanlevering van implantaten aan het LIR is het EPD. Echter, de bron voor het beheer van artikelgegevens, waaronder implantaten, ligt bij de meeste ziekenhuizen niet in het EPD maar in het ERP-systeem. De uitdaging zit dan ook in het realiseren van een koppeling tussen het ERP- en EPD-systeem. Daarbij komt dat niet alle ERP-systemen de registratie van implantaten stamgegevens mogelijk maken, denk bijvoorbeeld aan de vastlegging van LOT/Serie-nummer, expiratiedatum etc. Om die reden worden ook diverse tussenoplossingen in de markt gebruikt zoals Copernicare of MedScan.

Chipsoft heeft als EPD-leverancier onlangs bekend gemaakt dat zij in het EPD een filter gaat aanbrengen om aan de inclusiecriteria voor het LIR te voldoen. Dit filter gaat werken op basis van een Snomed-codering dat per implantaat moet worden vastgelegd. Dit betekent dat de registratielast in het ERP nog verder wordt vergroot, omdat ook de Snomed of eventueel GDMN-codering per implantaat hier moet worden vastgelegd.

Eenvoudige peroperatieve registratie realiseren

Met het vastleggen van de benodigde gegevens en het realiseren van een koppeling tussen het ERP en EPD ben je er nog niet, want het gebruikte implantaat dient peroperatief ook nog te worden vastgelegd bij de patiënt. Indien de juiste informatie in het ERP is vastgelegd en de artikelgegevens zijn ingeladen in het EPD, kan peroperatief een barcode worden gescand om eenvoudig het implantaat bij de patiënt te registreren. Ook dit klinkt eenvoudiger dan het is, de barcodes op de verpakkingen van implantaten voldoen nog niet allemaal aan de gewenste GS-1 codering en vaak bevatten verpakkingen ook nog meer dan één barcode. Om foutieve invoer te voorkomen worden barcodegegevens op de verpakking van implantaten door ziekenhuizen nog vaak ‘omgestickerd’. Hierdoor wordt een eigen label op de verpakking geplakt met een voor het eigen EPD leesbare barcode. Een gemiddeld tot groot ziekenhuis heeft ongeveer  2500 implantaten op voorraad, om al deze implantaten blijvend van de juiste barcodes te voorzien betekent een behoorlijke registratielast.

Planning van EPD-leveranciers nog niet volledig duidelijk

De meeste ziekenhuizen hebben inmiddels een overeenkomst met hun EPD-leverancier om de technische aanlevering te realiseren. De exacte planning over wanneer de koppeling met elk ziekenhuis wordt gerealiseerd is echter nog onduidelijk. Chipsoft heeft bijvoorbeeld aangegeven hier zelf bij de ziekenhuizen op terug te komen. Tevens is nog niet duidelijk gemaakt hoe leveranciers omgaan met de ingroeiperiode van 1 jaar; wordt het geheel ineens opgeleverd of in gedeelten? Door deze onduidelijk zijn er ook ziekenhuizen die nog wachten op het tekenen van de overeenkomst met de EPD-leverancier en waarbij het inmiddels vrij zeker is dat zij 1 januari 2019 niet gaan halen.

IGJ gaat controleren op gereedheid

De IGJ heeft inmiddels aangegeven dat bij de komende  inspectierondes de Raad van Bestuur wordt gevraagd om aan te geven in hoeverre het ziekenhuis is voorbereid op de LIR-aanlevering. Tevens dient ieder ziekenhuis een Plan van Aanpak te kunnen overhandigen waarin deze gereedheid wordt aangetoond.

Complexiteit vraagt om projectmatige aanpak

Wij zien dat het realiseren van de LIR-aanlevering nog door veel ziekenhuizen wordt onderschat. Deze onderschatting komt voornamelijk voort uit het feit dat veel ziekenhuizen reeds gewend zijn ‘informatie aan te leveren’ aan diverse instanties en deze aanlevering slechts als extra aanlevering wordt beschouwd. Daarnaast kan de technische realisatie enkel door de EPD-leverancier worden gedaan, waardoor de werklast op voorhand beperkt lijkt. Echter, om vanuit de bron de juiste informatie vast te leggen en uiteindelijk met één scanhandeling op de OK het juiste implantaat bij de juiste patiënt te registreren, kan alleen worden bewerkstelligd door een sluitende artikelregistratie. Dit is een samenspel tussen verschillende afdelingen in het ziekenhuis zoals inkoop, MICT, logistiek, goederenontvangst en niet te vergeten de arts en operatiemedewerker. En aan de andere kant natuurlijk de EPD-leverancier en de leverancier van het ERP of gekozen alternatief.

Om dit in goede banen te leiden adviseren wij de LIR-aanlevering als project aan te pakken en conform de eis van de IGJ een concreet Plan van Aanpak op te stellen waarin de aanpak van A tot Z staat beschreven. Wij verwachten dat zelfs de ingroeiperiode van één jaar krap is indien zonder een dergelijke aanpak wordt gewerkt.

 

Neem bij vragen of gewenste ondersteuning contact met ons op via de contact pagina.